Comprendre les archives

Le "fonds", une notion souvent évoquée mais pas toujours facile à appréhender

Un service d'archives conserve souvent plusieurs fonds. Ainsi, à Orléans, le service d'archives conserve principalement :

• le fonds d'archives de la Ville d'Orléans qui remonte au 12e siècle
• le fonds d'archives d'Orléans Métropole et des structures intercommunales antérieures qui remonte à 1964
• des fonds d'archives privées tels que des fonds de familles (ex. fonds Soudé), des fonds de personnes (ex. fonds Marie Chassot), des fonds d'entreprises (ex. fonds Pagot) ou encore des fonds de société d'économie mixte (ex. fonds de la SAIEM Bourie-Rouge).

On évoque aussi des "sous-fonds" pour qualifier des parties de fonds. Ainsi, et entre autres exemples, les archives d'une direction ou d'un service communal sont un sous-fonds du fonds communal.

On parle de "fonds ouvert" quand de nouveaux dossiers sont encore produits et archivés et de "fonds clos" quand le fonds ne peut plus être enrichi de nouveaux documents.

Nous avons aussi constitué quelques "collections", à savoir un regroupement de documents souvent liés par un thème, entrés par voie extraordinaire, de manière souvent isolée (ex. collection de faire-part). La "collection" reste une pratique à la marge puisqu'en archivistique, on respecte le fonds tel qu'il a été produit par un producteur.

La cotation

Qu'est-ce qu'une cote ?

La cote est un ensemble de caractères (lettres, chiffres, signes) identifiant chaque article (plus petite unité matérielle d'un fonds) d'un service d'archives et correspondant à sa place dans le cadre de classement ou à son adresse dans les magasins d'archives.

A quoi ça sert ?

La cote est indispensable à l'archiviste pour trouver l'article en magasin. Pour demander un dossier, un usager doit obligatoirement fournir une cote.

Dans les travaux de recherche et toute réutilisation des archives, la cote est un élément qui doit être obligatoirement citée soit dans les notes de bas de pages, soit dans l'état des sources, soit en légende des documents publiés, soit avec les crédits. Ainsi, toute personne qui voit une cote sera en capacité de trouver et consulter le document original conservé par le service d'archives.

A quoi ça ressemble ?

Les cotes comprennent plusieurs éléments :

• Une ou deux lettres identifiant la série du cadre de classement.
• Un numéro précédant la lettre, identifiant la sous-série du cadre de classement ou d'un versement.
• Un numéro d'ordre identifiant l'article.

La cotation - à savoir l'attribution d’une cote de clas­se­ment ou d’une cote de ran­ge­ment à des docu­ments ou à des dos­siers par l'archiviste - est définie en fonction du cadre de classement auxquels se rattachent les documents (archives anciennes, archives modernes, archives contemporaines, fonds privés, archives iconographiques). Pour décrypter une cote, il faut donc aussi avoir recours aux cadres de classement et/ou la liste des versements.

Exemples de cotes des Archives municipales d'Orléans

- AA32 est l'article n°32 la série AA (Actes constitutifs et politiques de la communes) des archives anciennes.

- 1D17 est l'article n°17 de la sous-série 1D (Conseil municipal) des archives modernes.

- 28W1 est l'article n°1 du 28e versement décrit dans la série W (archives contemporaines).

- 23S17 est l'article n°17 de la 23e sous-série de la série S (fonds privé). 

- 3Fi1080 est l'article n°1080 de la sous-série 3Fi. L'emploi de "Fi" indique qu'il s'agit des fonds iconographiques. 

L'analyse archivistique

A quoi ça sert ?

L'analyse d'un dossier est une sorte de résumé du contenu du dossier. Elle est rédigée par l'archiviste ou validée par ce dernier quand l'analyse est rédigée par un service producteur. Elle apparaît à côté de la cote et des dates extrêmes dans les inventaires et les bordereaux de versement.

L'analyse est primordiale pour faire des recherches. Une analyse imprécise ne permet pas de guider correctement le chercheur qui se retrouve alors à passer à côté d'une information ou bien à demander des dossiers qui lui seront finalement inutiles.

La théorie

L'analyse se compose théoriquement d'un objet (thème), d'une action sur l'objet, de typologies et de dates extrêmes. L'analyse peut comporter un objet principal et des sous-objets, plusieurs actions. La typologie des documents n'est pas toujours indiqué.

• Exemples d'objet (thème) : nom d'un bâtiment, nom d'un événement, nom d'un projet, nom d'une personne...
• Exemples d'action en lien avec l'objet : achat, construction, entretien, réparation, assainissement, contrôle, autorisation, interdiction, élection, nomination...
• Exemples de typologie : circulaire, permis de construire, rapport, procès-verbal, arrêté du maire, délibération, liste, plans, photographies...

Pour faire simple : Pont de l'Europe. - Construction : plans d'architecte (1999-2000).

L'analyse comme reflet de l'organisation physique du dossier

En pratique, l'analyse peut également refléter l'organisation matérielle du dossier. Savoir lire une analyse aide non seulement à sélectionner le dossier pour la recherche mais aussi à naviguer dans celui-ci quand on l'a entre les mains.

Hôtel Groslot, place de l'Etape (hôtel de ville). - Plans (4 p.) (an VII, 1806, ca 1900, 1931). Revendication de la mitoyenneté d'un mur (avec titres de propriété de l'immeuble mitoyen) (1697-1708, 1807-1808). Restauration : états des services à installer (1 p.) (s.d) ; façade intérieure et perron (1850-1854) ; aile nord (avec affiche et plans) (1851-1852) ; autres travaux (1852-1854).

Les limites de l'analyse

Dans tous les inventaires mis à disposition des chercheurs, beaucoup d'analyses restent encore perfectibles et en reflètent pas la théorie. Tout comme pour les travaux d'inventaires, les analyses sont également le reflet de l'histoire des services d'archives, des travaux de description et de classement menés ou restant à mener sur les fonds. 

A Orléans, que ce soit dans les archives de la ville ou les archives de l'intercommunalité, des travaux sont régulièrement menés en parallèle de la reprise des travaux de classement des fonds pour améliorer les analyses et suivre les modèles normés. 

La datation : comprendre les dates

La notion de "dates extrêmes" 

On appelle "dates extrêmes" les dates de début et de fin d'un dossier ou d'un ensemble de dossiers (dans le cas d'un article ou d'une boîte). 

La mention des dates extrêmes peut se limiter à l'indication des années uniquement voire dans certains cas avec la précision du mois et du jour. Nous verrons que les lacunes ou des approximations de dates peuvent aussi être transcrites dans certains cas grâce à des signes de ponctuation.

Les "dates extrêmes" d'une cote dans un instrument de recherche

Dans les inventaires, des dates extrêmes sont toujours signalées pour chaque cote. Cela permet au chercheur qui a ciblé une période de savoir rapidement si le dossier indiqué va l'intéresser ou non.

Ainsi, si vous cherchez un document de 1987 et que les dates extrêmes de la cote sont "1902-1954", il est fort probable que le document recherché ne soit pas là.

Attention, dans les dates extrêmes signalées à ce niveau, les lacunes ne sont pas mentionnées. Ainsi pour des dates "1902-1954", il peut très bien ne pas y avoir de documents datant, par exemple, de 1930 ou 1932.

Les "dates extrêmes" au sein d'une analyse

Il n'est pas rare que pour chaque sous-dossier indiqué dans une analyse, on ajoute des dates extêmes. Là encore, il s'agit d'indiquer quelle est la date du ou des documents les plus anciens du dossier jusqu'aux plus récents. A la différence des dates extrêmes signalés au niveau de l'analyse, ces dates extrêmes peuvent être plus précises, notamment signaler des jours et mois, des lacunes ou des dates selon d'autres calendriers.

Ces dates sont toujours entre parenthèses.

Comprendre la ponctuation

Par l'utilisation du tiret ou de la virgule, l'archiviste peut préciser les dates des documents contenus dans les dossiers. Lorsque cela est fait, c'est une aide précieuse pour la recherche. Le tiret indique une continuité et la virgule une rupture.

Ainsi :

• (1902-1954) indique qu'il y a normalement des documents allant de 1902 à 1954
• (1902, 1954) indique qu'il y a des documents de 1902 et des documents de 1954 uniquement
• (1902-1932, 1954) indique qu'il y a des documents allant de 1902 à 1932 et des documents de 1954.

Des limites à l'exercice existe : s'il y a trop de lacunes à signaler ou si l'archiviste ne peut matériellement prendre le temps de pointer tous les documents, alors la ponctuation avec tiret prime sur le reste. 

Et les archives non datées ?

Les documents non datés sont mentionnés par l'abréviation "s.d." ou dans le meilleur des cas datés approximativement soit par la mention du siècle, soit par la mention "circa" ou "ca" ou "vers". Quand une date est restituée de façon certaine, l'archiviste peut l'indiquer entre crochets.

Pour présicer, l'archiviste peut aussi indiquer "av." pour "avant" ou "ap." pour "après".

Ainsi : 

• (s.d., [1952], ca 1968, ap. 1987) indique qu'il y a un document sans date, un document probablement datant de 1952, un dont l'archiviste estime qu'il date de l'année 1968 environ et un d'après 1987.

Les abréviations de date dans les documents d'archives

A une certaines période, notamment au 19e siècle, il était très courant d'abrégés le nom de certains mois dans les documents administratifs.

Ainsi, de septembre à décembre, il peut facilement y avoir confusion. L'abréviation rappelle l'étymologie du nom des mois et non pas leur numéro d'ordre dans le calendrier actuel. Cela nous rappelle que sous les Romains, le calendrier débutait en mars, à l'équinoxe de printemps, et non pas en janvier. C'est ainsi que le chiffre 7 est utilisé pour septembre, 8 pour octobre, 9 pour novembre et le chiffre romain X ou bien un petit x pour décembre.

Aléas de la datation : les différents calendriers

L'archiviste qui a été confronté à des documents portant des dates issues du calendrier républicain a pu selon les cas les reporter dans les analyses des documents en précisant la correspondance avec le calendrier actuel ou bien n'indiquer que les dates sous leurs formes actuelles.