L'Annotation ou l'Art de faciliter les recherches pour tous !

Il aurait été difficile pour nous de commencer le ChallengeAZ 2016 sans parler d'Annotation collaborative !! Kezako ? se disent certains d'entre vous... Nous allons profiter de ce premier défi sur la lettre A pour tenter de vous l'expliquer et peut-être vous donner envie de participer sur le site des Archives d’Orléans ou ailleurs.

A la recherche de l'aiguille dans la botte de foin...

Il était une fois un chercheur, disons un généalogiste, penché sur un registre d'état civil, un recensement ou encore d'autres documents d'archives pour lesquels il n’existe pas forcément de tables alphabétiques. Notre chercheur a un nom à trouver... un seul ! Sa pépite, son aiguille dans la botte de foin, c’est l'information qui l'aidera à poursuivre sa quête. Mais voilà des heures, voire des jours ou des mois, qu'il bute. Pourtant, d’habitude il trouve… mais là, non ! Il a beau feuilleter des pages numérisées à l'écran, il ne trouve pas. Dans sa tête, notre chercheur se dit : "Ah si seulement je pouvais saisir le nom voulu, et qu’il apparaisse comme par magie et me montre le chemin des pages à consulter !". Et puis quitte à rêver, il se dit aussi qu’il faudrait pouvoir interroger des adresses ou encore des professions...

Et l'annotation collaborative fut !

Des services d’archives, en plus de la mise en ligne de documents numérisés, proposent désormais aux internautes de recopier dans un formulaire disponible sur leur site Internet certaines informations contenues dans le document afin de constituer une base de données interrogeable par tous. 

Concrètement ? Un internaute A se connecte à un site d’archives pour consulter des documents. Pour chaque page, il dispose d'un formulaire de saisie où il peut recopier, par exemple, le nom, le prénom, l'adresse et la profession lus sur le document. Après saisie, il valide pour que les données soient enregistrées sur le site et il passe à autre chose. Ailleurs, à quelques centaines de mètres, de kilomètres ou plus loin encore, un internaute B se connecte au même site d’archives. Plutôt que de feuilleter les pages du document numérisé, il peut lancer une interrogation dans un formulaire. Il bénéficie alors des informations saisies par l’internaute A quelques temps auparavant, ce qui le mène directement aux pages numérisées souhaitées, dans la mesure où ce sont les données voulues qui ont été renseignées.   

Certains se disent : « Ah mais ce sont des relevés généalogiques ! ». D’autres appelleront cela des dépouillements ou des transcriptions. Oui, c’est bien cela ! Désormais, on dit annotation ou indexation. Et elle est collaborative ou participative, car elle s’inscrit dans un environnement Web 2.0., c’est-à-dire un environnement où l’internaute participe directement en ligne à l’enrichissement des données publiées. Ces transcriptions sont interrogeables et visibles par tous. Le travail des uns bénéficie ainsi directement au plus grand nombre.

Une pratique qui se développe sur les sites d'archives ?

La mise en place de l’annotation collaborative se développe depuis quelques années sur les sites d’Archives départementales où il est parfois proposé d’annoter de l’état civil, des registres matricules militaires ou d’autres types de document. Le même mouvement s’amorce plus doucement du côté des Archives communales. Le programme d’annotation collaborative le plus célèbre actuellement est celui proposé par le site Mémoire des Hommes qui porte sur l’indexation du fichier des "Morts pour la France". 

Et sur le site des Archives d'Orléans ?

Depuis 2012, les Archives d’Orléans donnent la possibilité aux internautes d’annoter des archives numérisées publiées sur leur site ! Ayant décidé de ne rien faire comme les autres, nous avons souhaité proposer dans un premier temps des documents d’archives pas facilement exploitables ou peu connus des chercheurs. Ainsi, entre 2012 et 2013, 1737 actes d’engagement militaires datant de 1848-1872 et 1891-1893 ont été entièrement annotés et sont ainsi devenus interrogeables en ligne. Depuis 2013, les recensements de population sont également ouverts à l’annotation. Déjà, les recensements de 1836 et 1841 ont été entièrement annotés. Depuis 2015, il est désormais possible de faire des relevés dans l’état civil d’Orléans. Et dans un autre genre, les titres et dates des séances du conseil municipal bénéficient de la même opération depuis 2014.

Ainsi, fin mai 2016, plus de 120 000 formulaires d’annotations ont été créés sur le site par des bénévoles. Quand on multiplie par le nombre de champs renseignés, ce sont plusieurs centaines de milliers d’informations généalogiques disponibles. Aujourd’hui, pour interroger les annotations, il faut consulter chaque fonds. A terme, il serait imaginable de constituer un vaste formulaire de recherche qui interroge en transversalité toutes les annotations réalisées sur le site quel que soit le type de document.

Contribuer : pourquoi et comment ?

Vous l’aurez compris, contribuer ce n’est pas forcément pour soi mais plutôt pour les autres ! Mais si dans la logique du participatif, il faut se dire qu’un document qu’on annote sur un site sera utile à autrui, il faut aussi penser qu’ailleurs, une information dont on peut avoir besoin un jour aura peut-être été annotée par un internaute. C’est en quelque sorte un échange de bon procédé.

La politique d’indexation diffère souvent d’un site d’archives à un autre. A Orléans, il est nécessaire de créer un espace personnel et de demander l’accès au module d’annotation. Un contributeur a en effet accès à un formulaire de saisie dans le volet gauche de la visionneuse de documents auquel n’aura pas accès un internaute non inscrit. En revanche, tous les internautes quels qu’ils soient, verront les annotations réalisées et auront accès aux formulaires de recherche.

Certains contributeurs travaillent au dépouillement systématique de toutes les pages d’un registre. C’est un travail long et fastidieux mais bien utile car il vise à l’exhaustivité.

D’autres contributeurs annotent uniquement l’information dont ils ont besoin lors de leur consultation. Il s’agit alors souvent d’informations disséminées ici ou là dans les documents numérisés. La saisie n’en est pas moins interrogeable dans le formulaire de recherche.

Mais contribuer, ce n’est pas seulement annoter ! Nous signaler une erreur de saisie, proposer une correction ou des améliorations sont aussi une forme de contribution. Chacun peut ainsi apporter sa pierre à l’édifice.

Faut-il se méfier des annotations ?

Impossible de finir cet article sans poser LA question qui taraude tout le monde : « Mais l’annotation, est-ce vraiment bien fiable ? ».

Pour commencer, il faut se dire que le travail n’est pas forcément exhaustif. Souvent, le travail est en cours !

Par ailleurs, même si le travail des contributeurs est bien souvent très sérieux, il faut penser que commettre une erreur est toujours possible. La transcription de certaines écritures n’est pas toujours aisée. Le travail de recopie systématique de toute une page est fastidieux. Il peut y avoir des oublis.

De plus, dans les périodes antérieures à la nôtre, certaines informations étaient créées de façon plus aléatoire par l’administration. Ainsi, pour les recensements, il n’est pas rare que l’orthographe d’un patronyme diffère entre individus de la même famille, d’un recensement à un autre voire d’un type de document à un autre. C’est le cas notamment lorsqu’on croise les données issues de l’état civil et des recensements.

En cas de doute, il ne faut pas hésiter à multiplier les interrogations à partir de toutes les informations dont on dispose (nom, prénom, adresse…) ou bien recourir à des méthodes de recherche plus classiques c’est-à-dire en consultant des tables ou en feuilletant inlassablement les documents !

En bref, l’utilisation des annotations n’interdit nullement la vigilance, bien au contraire. Celles-ci ne sont pas paroles d’évangile et comme dans toute bonne recherche, il est nécessaire de croiser et vérifier les sources ! Et si un oubli ou une erreur flagrante fait surface, il est toujours possible de la signaler.

En conclusion ?

Une multitude de données pas facilement exploitables hier sont désormais à portée de clics. Vous avez des ancêtres orléanais ? Des ancêtres susceptibles d’être passés par Orléans à un moment ou un autre ? Ou même des ancêtres dont vous avez perdu la trace ? Pourquoi ne pas tester les formulaires d’interrogation basés sur les annotations ? Qui sait ce que vous pourrez y trouver ?

Et, soyons fous ! Il existe sûrement un programme d’annotations qui peut vous convenir ici ou ailleurs. Alors, pourquoi ne pas participer à un projet d’annotation collaborative ? Ou simplement nous faire part de vos remarques et de vos questions ;-)

Vous êtes intéressés ? Contactez-nous !

Et surtout merci aux contributeurs actuels qui nous ont déjà tant aidées !