Y a-t-il une différence entre les Archives communales et départementales ?
Lors des Journées européennes du patrimoine, nous ne coupons jamais à la fameuse question : "quelle est la différence entre votre service d'Archives communales et les Archives départementales du Loiret ?". Souvent, on nous demande si finalement, nous ne conservons pas la même chose.
En l'occurence, et en faisant un bon mot, la différence entre les Archives municipales d'Orléans et les Archives départementales du Loiret est de taille ! Les Archives départementales du Loiret possèdent au moins 6 fois plus de documents que les Archives municipales d'Orléans au 31 décembre 2015. C'est dire !
En France, le champ de compétences et l'histoire des archives départementales diffèrent des archives municipales. Les Archives départementales ont été créées par la loi du 5 brumaire an V (26 octobre 1796). Aucune loi n'impose la création de services d'archives communales bien qu'il y ait des archives dans toutes les mairies. Le Code Général des Collectivités Territoriales indique cependant que les frais de conservation des archives sont l'une des dépenses obligatoires de la commune. En outre, en 2012, 760 municipalités avaient fait le choix de constituer un service d'archives pour faciliter l'archivage des dossiers des services municipaux et pourvoir à la continuité administrative mais également pour valoriser l'histoire locale.
Entre autres, les Archives départementales collectent et conservent les archives du Conseil départemental, des services déconcentrés de l'Etat à compétence départementale, les services déconcentrés de l'Etat supra-départementale dont le siège est dans le département (ex. la Chambre Régionale des Comptes), les archives des établissements publics locaux, des établissements d'enseignement, des hôpitaux ou encore des études notariales. Les directeurs des Archives départementales ont une fonction de contrôle scientifique et technique sur les archives des communes. Dans certains cas, les archives produites par les mairies peuvent faire l'objet d'un dépôt aux Archives du département. Mais malgré ce dépôt, les mairies restent propriétaires de leurs archives et peuvent en demander la restitution à tout moment.
Les archives communales, également appelées archives municipales, collectent les archives produites par les services municipaux et des organismes satellites comme le Centre communal d'action sociale (CCAS). En l'occurence, depuis la naissance des intercommunalités, le paysage des archives communales s'est un peu complexifié. Les archives des communes peuvent être gérées par le service d'archives de l'intercommunalité ou à l'inverse, les archives de l'intercommunalité peuvent être gérées par l'une des communes membres. Des services distincts peuvent aussi coexisiter. A Orléans, de 1999 à 2015, il existait un service d'archives communales et un service d'archives pour la structure intercommunale. Depuis début 2016, les archives produites par l'AgglO, la structure intercommunale, sont gérées par les Archives municipales d'Orléans. Les communes membres de l'agglomération gèrent elles-mêmes leurs fonds.
Quoi qu'il en soit, il existe bel et bien des différences entre les Archives communales et départementales qui découlent du champ de leurs compétences ! Même si les Archives communales font figure de "Petit Poucet" aux côtés des Archives départementales, elles conservent également des trésors à découvrir ! Les documents conservés en commune ou dans les fonds communaux déposés en Archives départementales sont très souvent complémentaires à ceux des Archives départementales. En matière d'état civil, les registres communaux sont même bien souvent plus intéressants puisqu'ils sont mis à jour par des mentions marginales, ce qui n'est pas forcément le cas sur l'exemplaire du greffe détenu par les départements. En cas de numérisation, il faut se demander à partir de quel exemplaire l'opération a eu lieu.
Et les archives privées dans tout cela ? Aucune règle n'existe en la matière. Les propriétaires de fonds privés peuvent les déposer ou les donner aux Archives du département, à celles des communes voire dans tout autre établissement patrimonial. Il revient alors aux chercheurs d'être curieux, d'explorer les inventaires des différents établissements ou de se mettre en relation avec les archivistes.