Espace services municipaux et métropolitains

L'équipe des Archives municipales et métropolitaines accompagne les services de la Ville d'Orléans et d'Orléans Métropole pour réaliser l'archivage légale.

Après avoir défini la durée d'utilité administrative, notre équipe vous conseille pour savoir quels dossiers peuvent être éliminés et quels dossiers doivent être conservés pour des questions de justification des droits mais aussi à des fins de documentation historique pour les chercheurs de tous horizons, que ce soit aujourd'hui et surtout dans les années à venir.

Concrètement, prenez rendez-vous avec un archiviste qui viendra voir vos archives dans vos locaux et vous donnera les principales clés pour vous organiser. Attention, l'archiviste ne procède pas aux travaux d'archivage à votre place ! 

Il vous revient de faire le tri dans vos dossiers, de les conditionner en boîtes, de rédiger les bordereaux d'élimination et de versement ainsi que d'apporter les boîtes au service des Archives.

Le service des Archives n'accepte pas de vracs ni de documents isolées ! Avant de transférer vos dossiers, il convient de les organiser physiquement et intellectuellement. 

Faire un toilettage !

• enlèver les doubles, brouillons, versions successives et provisoires de documents, formulaires vierges, circulaires périmées et documentation reçue pour information
• supprimer trombones, pochettes plastiques, élastiques, post-it qui nuisent à la conservation dans le temps
• conserver les agrafes qui, malgré leur nocivité pour le papier dans le temps, ont l'avantage de lier certaines pièces entre elles...

Décrire vos dossiers et les réoganiser si besoin

• sur les dossiers, si ce n'est pas déjà fait, indiquer un intitulé clair pour tout le monde et les années de début et fin (ex. 2010-2015)
• trier ceux qui doivent être conservés définitivement, de ceux qui doivent être conservés provisoirement ou éliminés (faites des tas !). Les tableaux de gestion de votre service et les archivistes sont là pour vous conseiller sur cette étape en particulier.
• organiser chaque pile de dossiers suivant un ordre logique (chronologique, alphabétique, thématique) et rédiger les bordereaux de versement et d'éliminations, documents obligatoires pour le transfert aux Archives. Les bordereaux listent les dossiers à verser et à éliminer.

Procéder à des éliminations ?

Il est bien plus prudent de contacter l'équipe des archives pour définir ce qu'il est légalement possible de détruire de ce qui ne l'est pas ! En effet, si certains dossiers n'ont plus aucun intérêt pour vous, cela ne veut pas dire qu'ils ne peuvent plus être utiles à d'autres et les renseigner si besoin. 

Pour éliminer vos dossiers, l'autorisation de la Directrice des Archives départementales du Loiret, représentante de l'Etat, est obligatoire. Cette validation est une garantie de sécurité. La destruction de document étant irréversible, il est nécessaire d'en garder la trace. C'est seulement une fois l'autorisation donnée que les archives peuvent être détruites suivant les modalités définies avec le service des Archives.

Conditionner vos dossiers

• utiliser uniquement des boîtes de 10 cm de large. Pour des raisons de bonne conservation des documents, ne pas trop les remplir ni à l'inverse ne pas les laisser à moitié vide !
• numéroter les boîtes en veillant à ce qu'il y ait bien la bonne correspondance avec les numéros indiqués sur les borderaux et ne rien indiquer d'autres que le numéro sur les boîtes !

Transférer vos dossiers au service des Archives

Un versement aux Archives se compose d'un minimum de 5 boîtes. 

Avant transfert, vous adressez vos bordereaux aux archivistes pour validation et demande de rendez-vous. Attention, la prise en charge par notre service peut se faire les lundis et vendredis ou le mercredi matin.

Le transport est assuré par le service qui verse. Pour les services non localisés dans le Centre municipal, l'équipe de service Qualité de vie au travail peut éventuellement vous aider. Notre service peut mettre des chariots à votre disposition pour la manutention des boîtes.