Espace services municipaux et métropolitains

Au secours, mon armoire déborde ! J’ai des dossiers partout ! Certains étaient même là avant mon arrivée...

Se faire accompagner par les archivistes

L'équipe des Archives municipales et métropolitaines accompagne les services de la Ville d'Orléans et d'Orléans Métropole pour réaliser l'archivage légale.

Après avoir défini la durée d'utilité administrative, notre équipe vous conseille pour savoir quels dossiers peuvent être éliminés et quels dossiers doivent être conservés pour des questions de justification des droits mais aussi à des fins de documentation historique pour les chercheurs de tous horizons, que ce soit aujourd'hui et surtout dans les années à venir.

Concrètement, prenez rendez-vous avec un archiviste qui viendra voir vos archives dans vos locaux et vous donnera les principales clés pour vous organiser. Attention, l'archiviste ne procède pas aux travaux d'archivage à votre place ! 

Il vous revient de faire le tri dans vos dossiers, de les conditionner en boîtes, de rédiger les bordereaux d'élimination et de versement ainsi que d'apporter les boîtes au service des Archives.

Préparer physiquement vos dossiers pour l'archivage

Le service des Archives n'accepte pas de vracs ni de documents isolées ! Avant de transférer vos dossiers, il convient de les organiser physiquement et intellectuellement. 

Faire un toilettage !
  • enlèver les doubles, brouillons, versions successives et provisoires de documents, formulaires vierges, circulaires périmées et documentation reçue pour information
  • supprimer trombones, pochettes plastiques, élastiques, post-it qui nuisent à la conservation dans le temps
  • conserver les agrafes qui, malgré leur nocivité pour le papier dans le temps, ont l'avantage de lier certaines pièces entre elles...
Décrire vos dossiers et les réoganiser si besoin
  • sur les dossiers, si ce n'est pas déjà fait, indiquer un intitulé clair pour tout le monde et les années de début et fin (ex. 2010-2015)
  • trier ceux qui doivent être conservés définitivement, de ceux qui doivent être conservés provisoirement ou éliminés (faites des tas !). Les tableaux de gestion de votre service et les archivistes sont là pour vous conseiller sur cette étape en particulier.
  • organiser chaque pile de dossiers suivant un ordre logique (chronologique, alphabétique, thématique) et rédiger les bordereaux de versement et d'éliminations, documents obligatoires pour le transfert aux Archives. Les bordereaux listent les dossiers à verser et à éliminer.
Procéder à des éliminations ?

Il est bien plus prudent de contacter l'équipe des archives pour définir ce qu'il est légalement possible de détruire de ce qui ne l'est pas ! En effet, si certains dossiers n'ont plus aucun intérêt pour vous, cela ne veut pas dire qu'ils ne peuvent plus être utiles à d'autres et les renseigner si besoin. 

Pour éliminer vos dossiers, l'autorisation de la Directrice des Archives départementales du Loiret, représentante de l'Etat, est obligatoire. Cette validation est une garantie de sécurité. La destruction de document étant irréversible, il est nécessaire d'en garder la trace. C'est seulement une fois l'autorisation donnée que les archives peuvent être détruites suivant les modalités définies avec le service des Archives.

Conditionner vos dossiers
  • utiliser uniquement des boîtes de 10 cm de large. Pour des raisons de bonne conservation des documents, ne pas trop les remplir ni à l'inverse ne pas les laisser à moitié vide !
  • numéroter les boîtes en veillant à ce qu'il y ait bien la bonne correspondance avec les numéros indiqués sur les borderaux et ne rien indiquer d'autres que le numéro sur les boîtes !
Transférer vos dossiers au service des Archives

Un versement aux Archives se compose d'un minimum de 5 boîtes. 

Avant transfert, vous adressez vos bordereaux aux archivistes pour validation et demande de rendez-vous. Attention, la prise en charge par notre service peut se faire les lundis et vendredis ou le mercredi matin.

Le transport est assuré par le service qui verse. Pour les services non localisés dans le Centre municipal, l'équipe de service Qualité de vie au travail peut éventuellement vous aider. Notre service peut mettre des chariots à votre disposition pour la manutention des boîtes. 

Et après... faire des recherches !

Les archives, c’est quoi ? 

"Les archives sont l’ensemble des documents et données, quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale, et par tout service ou organisme public ou privé dans l’exercice de leur activité". Code du patrimoine, article L. 211-1

Les archives sont des textes, photographies, affiches, cartes postales, plans, films ou enregistrements audio, données informatiques (courriels, documents bureautiques, bases de données etc…). Les revues, les catalogues et les livres ne sont pas des archives.

Pourquoi archiver ?

"La conservation de ces documents est organisée dans l’intérêt public tant pour les besoins de la gestion et la justification des droits des personnes, que pour la documentation historique de la recherche." Code du patrimoine, article L.211-2

Donc, archiver c’est :

  • Eviter les armoires qui débordent
  • Assurer la continuité du service public
  • Centraliser l'information de tous et pour tous, la rendre accessible
  • Respecter les lois (Code du Patrimoine, RGPD, CNIL, CADA) et vos obligations en tant que fonctionnaire
  • Garantir les droits et obligations de nos collectivités et des usagers
  • Assurer la transparence de nos actions vis-à-vis des citoyens
  • Ecrire l’histoire d’Orléans et de la métropole

Tout fonctionnaire et tout élu est responsable des documents qu’il produit et reçoit mais n’en est pas propriétaire. Il est tenu de les remettre au service des archives municipales et métropolitaines. Les archives publiques appartiennent au domaine public mobilier et sont de fait imprescriptibles et inaliénables.

Date de modification : 2 juillet 2021