Nos missions

Collecter, Classer, Conserver, Communiquer : les 4C des archives

Collecter les archives

Notre service assure l'archivage des dossiers administratifs produits par les services de la Mairie d'Orléans, d'Orléans Métropole et des structures intercommunales antérieures ainsi que ceux du Centre communal d'action sociale. 

Il a vocation également à recevoir les archives d'origine privée intéressant l'histoire d'Orléans comme des fonds de famille, d'associations, d'entreprises... 

Concrètement, la mission "Collecte" des Archives se matérialise par du conseil et de l'accompagnement à l'archivage auprès des agents de la Ville d'Orléans et d'Orléans Métropole. En s'appuyant sur la réglementation, notre service est là pour indiquer ce qui peut être éliminé, avec visa officiel, ce qui doit être conservé plus ou moins longtemps à des fins de justification juridique ou définitivement à titre de sources pour l'histoire.

Dorénavant, notre action ne porte plus seulement sur le papier. Notre service est engagé, depuis 2020, dans un projet d'archivage électronique règlementaire.

Classer les archives

Derrière l'expression "classer les archives" se cache en réalité une série d'actions qui visent à rendre les dossiers exploitables pour les chercheurs d'aujourd'hui mais surtout de demain.

Outre la remise en ordre physique et logique des documents, si nécessaire, l'opération de classement consiste en la rédaction de description des dossiers dans notre base de données. L'archiviste donne une référence unique (la cote), rédige un descriptif sommaire (l'analyse), précise les dates de début et de fin, ajoute des mots-clés (indexation) et renseigne une date à partir de laquelle les dossiers sont communicables au regard du Code du Patrimoine.

A l'issue de ce travail, les chercheurs disposent d'inventaires également appelés "instruments de recherche". C'est à partir de ces inventaires interrogeables sous forme informatique que les chercheurs vont pouvoir déterminer ce qu'ils peuvent consulter dans notre salle de lecture.

Conserver les archives

L'enjeu de l'archivage porte également sur la bonne conservation dans le temps. En effet, certains documents doivent être conservés pour toujours à des fins de documentation historique. Les Archives d'Orléans possèdent ainsi des documents datant du Moyen Age !

Conserver, c'est déjà protéger les documents au plus près. Notre service reconditionne les dossiers qui lui sont versés dans des boîtes de conservation adaptées pour un archivage définitif. Nos dépôts sont également régulièrement surveillés en terme d'hygrométrie. Lumière, poussière et humidité sont les ennemis d'une conservation pérenne !

Notre service mène également des opérations de restauration de documents. L'objectif est souvent de nettoyer et consolider des documents très fragillisés soit en raison de leur condition passée de conservation soit parce que de trop nombreuses manipulations les ont fragilisés. Les opérations de restauration sont généralement accompagnées d'opération de numérisation dont l'objectif est de réaliser une copie du document original, copie qui sera alors communiquée au public.

A la charnière entre la conservation et la communication, se trouvent ainsi les opérations de numérisation. Depuis 2002, notre service a fait numériser près d'un million de pages d'archives dans le but de faciliter la communication à tous tout en protégeant les originaux de manipulations trop fréquentes.

Communiquer les archives

Collecter, classer et conserver n'auraient pas de sens sans la quatrième mission d'un service d'archives : communiquer !

Les archives sont accessibles à tous sauf restrictions dues à l'état physique des documents ou aux délais de communicabilité qui peuvent être cependant outrepassés en sollicitant une dérogation. 

La consultation des archives par le public est gratuite. Elle se fait sur place dans notre salle de lecture. Notre équipe aide le public à s'orienter dans nos inventaires et répond à plusieurs centaines de sollicitations par an. Plusieurs milliers de dossiers sont consultés chaque année. Le public qui vient à notre rencontre est très diversifié : étudiants, généalogistes, particuliers à la recherche de justificatifs administratifs, notaires, architectes, journalistes, archéologues, curieux... 

Outre notre salle de lecture, notre service communique ses archives via ce site Internet depuis 2011 mais aussi, depuis toujours, via de nombreux événements auxquels il est associé, portés par des associations, des services administratifs ou patrimoniaux ou des particuliers : expositions, publications d'ouvrages, commémorations, travaux scolaires... 

Une à deux fois par an, vous pouvez découvrir dans nos vitrines rue Fernand-Rabier une exposition thématique réalisée à partir de nos fonds. Ces courtes expositions servent à découvrir un sujet original et souvent méconnu de l'histoire de la ville. Toutes les expositions sont publiées en parallèle sur ce site Internet.

Depuis 2015, communiquer c'est aussi être présent sur les réseaux sociaux. Suivez-nous sur Twitter, Facebook, Instagram et YouTube pour découvrir régulièrement des pièces issues de nos collections. 


Date de modification : 17 mai 2021