Lire une analyse d'archives

Une des missions de l'archiviste est de rédiger des instruments de recherche, plus généralement appelés inventaires. L'instrument de recherche se compose normalement de différentes parties au sein desquelles on retrouve la liste des dossiers conservés. Cette liste est constituée de l'analyse des dossiers présentée sur 3 colonnes dans lesquelles on retrouve la cote, l'analyse proprement dite et les dates extrêmes du dossier décrit.

L'analyse n'est pas un simple résumé des pièces contenues dans un dossier ou une boîte. Lorsqu'elle a été bien rédigée, elle est le reflet de l'organisation interne des dossiers notamment les uns par rapport aux autres. Savoir lire une analyse, c'est gagné du temps dans ses recherches. 

La cote

A gauche, on retrouve la cote des documents. C'est la référence à demander aux archivistes. C'est elle qui va permettre de retrouver le document au plus vite dans les espaces de conservation. Il n'y a qu'une cote par analyse. Normalement, chaque cote est unique.

L'organisation des documents

La façon dont l'analyse est rédigée reflète normalement la façon dont les dossiers sont organisés les uns par rapport aux autres.

• "Hôtel Groslot, place de l’Etape (hôtel de ville)" : intitulé général du dossier.
• "Plans", "Revendication de la mitoyenneté d’un mur", "Restauration" : sous-dossiers qui composent le dossier général. 
• "Etat des services à installer", "façade intérieur et perron", "aile nord", "autres travaux" : sous-dossiers composant le dossier "Restauration".

L'analyse doit être courte et permettre aux chercheurs de voir rapidement si le dossier est susceptible de contenir ou pas les éléments recherchés.

Les dates

A droite, on retrouve les dates de début et de fin c'est-à-dire les dates extrêmes des documents contenus dans le dossier. Elles permettent de savoir rapidement si le dossier contient des documents de la période recherchée. Par exemple, si vous voulez des documents parlant de l'Hôtel Groslot en 1983, ce n'est pas la peine de demander la référence 2M1 car elle ne contient que des documents datant de 1697 à 1931.

Au sein de l'analyse du dossier, au centre, on retrouve les dates extrêmes des documents contenus dans chaque sous-dossier. La logique est la même que précédemment. 

A noter :

Entre les dates, on inscrit obligatoirement un signe de ponctuation : le tiret ou la virgule.

• le tiret : il est utilisé quand il y a une continuité sans rupture dans les pièces. Exemple : (1850-1854) signifie qu’on a dans le dossier des pièces allant de 1850-1854
• la virgule : elle est utilisée quand il y a une rupture dans les documents. Exemple : (an VII, 1806) signifie qu’on a un ou plusieurs documents de l'an VII et un ou plusieurs documents de 1806. Entre les deux, il n’y a pas de documents.

Pour les documents non datés, l'archiviste écrit l’abréviation « s.d. » pour signifier "sans date" ou fait une estimation grâce au contexte ou à des recherches. Dans ce cas, il indique :

• "ca" suivie de la date estimée signifie circa, c'est-à-dire "vers". 
• "av." suivie de la date estimée signife "avant".
• "ap." suivie de la date estimée signifie "après".