Vocabulaire d'archiviste

Article : Ensemble de pièces de même provenance, se rapportant à un même objet ou à une même affaire et dont l’importance matérielle n’excède pas la capacité d’une unité matérielle de conditionnement (une boîte ou une liasse). L’article constitue tout à la fois l’unité (intellectuelle) de description et l’unité (matérielle) pour la cotation, le rangement et la communication des documents d’archives.

Bruit : En langage documentaire, le bruit caractérise le manque de réponse ou la non pertinence des réponses par rapport à une question posée dans un logiciel.

Cadre de classement :Plan directeur préétabli qui fixe, au sein d’un service d’archives, la répartition des fonds et collections entre de grandes divisions et subdivisions, appelées séries et sous-séries.

Classement :

1) Opération consistant à la mise en ordre intellectuelle et physique des documents d’archives à l’intérieur des dossiers, et des dossiers à l’intérieur d’un fonds, réalisée en application du principe du respect de l’organisation originelle du producteur, ou, en cas d’impossibilité d’application de ce principe, selon des critères chronologiques, géographiques, numériques, alphabétiques ou thématiques. Le classement aboutit à la constitution des articles, à leur cotation et à leur rangement sur les rayonnages et conditionne la rédaction de l’instrument de recherche permettant de les retrouver.

2) Opération matérielle de mise en ordre des documents par leur insertion dans le dossier correspondant.

Communicabilité : Qualité d’un document ou d’un fonds d’archives que son régime juridique rend accessible au public. La loi de 1979 sur les archives fixe les délais de communicabilité légaux en France.

Cote : Ensemble de symboles (lettres, chiffres, signes) identifiant chaque article d’un service d’archives et correspondant à sa place dans le cadre de classement ou à son adresse dans les magasins.

Dérogation : Autorisation administrative exceptionnelle et individuelle nominative de consulter des documents d’archives publiques conservés dans un service d’archives public, avant l’expiration de leur délai de communicabilité

Elimination : Procédure réglementée qui consiste à soustraire un dossier ou un ensemble de dossiers du versement auquel il appartient, ou bien encore à soustraire des documents du dossier auquel ils appartiennent, car ils sont dépourvus d’utilité administrative et d’intérêt  historique. L’élimination est soumise à l’autorisation préalable du représentant de la Direction des Archives de France dans le département à savoir le Directeur des Archives départementales.

Fantôme : fiche mise à la place d’un article ou d’un document extrait du dossier auquel il appartient, pendant la durée de sa communication.

Indexation : Opération destinée à représenter par les éléments d’un langage documentaire (liste de mots choisis) ou naturel (texte intégral) des données résultant de l’analyse du contenu d’un document ou du document lui-même. L’interrogation des index permet de retrouver la référence des dossiers en rapport avec le mot demandé.

Instrument de recherche : outil papier ou informatisé énumérant ou décrivant un ensemble de documents d’archives de manière à les faire connaître aux lecteurs. Les fichiers, les inventaires, les bordeaux de versements, les catalogues ou encore une base de données informatiques sont des instruments de recherche.

Liasse : Unité matérielle de conservation d’archives constituée par une chemise renfermant un ou plusieurs dossiers, liés ensemble.

Magasin : Local d’un bâtiment d’archives destiné à la conservation des documents.

Mètre linéaire : Unité de mesure des archives correspondant à la quantité de documents rangés sur une tablette d’un mètre de longueur.

Pièce : Plus petite unité de description, indivisible à la fois matériellement et intellectuellement (feuillet simple ou double, plusieurs feuillets agrafés, cahier, registre…).

Plan de classement :. Ordre dans lequel les archives définitives d’un fonds, d’une série ou d’un versement ont été classées et ordonnées dans un service d’archives. A ne pas confondre avec cadre de classement.

Récolement : Vérification systématique, lors de la prise en charge d’un service d’archives ou à date fixe, de ses fonds et collections, consistant à dresser dans l’ordre des magasins et des rayonnages la liste des articles qui y sont conservés ou qui manquent par rapport aux instruments de recherche existants.

Série et sous-série : Division d’un cadre de classement, généralement désignée par une lettre ou plusieurs lettres de l’alphabet, appelée(s) « lettre(s) de série » qui ser(ven)t à la cotation des articles qui la composent.

Tableau de gestion : Etat des documents produits par un service ou un organisme, reflétant son organisation et servant à gérer ses archives courantes et intermédiaires et à procéder à l’archivage de ses archives historiques. Il fixe pour chaque type de documents les délai d’utilité administrative, délai de versement au service d’archives compétent pour les recevoir, traitement final et modalités de tri à lui appliquer.

Thesaurus (Thesaurii) : Liste contrôlée de mots reliés entre eux par des relations sémantiques, hiérarchisées, associatives ou d’équivalence, servant à l’indexation normalisée des dossiers.

Tri : Opération consistant à séparer, aux termes d’une évaluation, dans un ensemble de documents, ceux qui doivent être conservés en raison de leur intérêt historique ou patrimonial de ceux qui sont voués à l’élimination.

Versement : Opération matérielle et intellectuelle par laquelle la responsabilité de la conservation d’archives passe de l’administration à un service d’archives. Ce terme désigne aussi, par extension, les documents transférés.